‘Nu Sint niet meer hoeft te denken, wat hij nieuwe leiders zal schenken…’

Door: Suzanne Leclaire – Noteborn, begeleider onderzoekend leiderschap, oprichter The Curiosophy Collective

… kunnen we het maar beter zelf als de wiederweerga oppakken. Geïnspireerd door het artikel van Tom-Jan Meeus in het NRC dit weekend, een voorzet voor wat wel kan zonder de goedheiligman.

Meus beschrijft in zijn stuk het proces dat voormalig topambtenaar Mark Frequin recentelijk afrondde met de secretarissen-generaal (SG’s) van diverse departementen: ‘Kompas voor Nieuw Leiderschap’. En het feit dat zowel Frequin als de SG’s overeen kwamen het stuk niet formeel aan het kabinet voor te leggen, maar als ‘werkdocument’ te gebruiken voor de komende kabinetsperiode. ‘Zo wordt het geen officieel document. Anders was het ontdaan van zijn scherpte en een papje geworden.’ Dit willen de topambtenaren niet meer. Ze willen ‘de lange lijnen beschermen, minder hollen en hijgen.’

Uit de analyse blijkt dat het verlangen naar meer openheid tussen ambtenaren en politici bij topambtenaren massaal leeft. Er wordt onderzocht of informeel overleg en de informele status van ‘werkdocumenten’ kunnen bijdragen aan een mogelijk antwoord op de vraag:

‘Hoe open te blijven als belangen van politici en ambtenaren niet (vanzelf meer) parallel lopen?’

Frequin schetst als fundamenteel punt onder deze vraag, dat recente overheidsproblemen voortkomen uit onuitvoerbare besluiten (door ambtenaren) van politici. Het stuk prikkelt me. Evenals de vragen en het verlangen dat ik afgelopen maanden steeds weer terug hoorde in de gesprekken met topambtenaren, die ik voerde in o.a. mijn podcast Ask it Forward. Luister bijvoorbeeld eens naar deze podcasts met Abigail Norville (plv. SG Ministerie van VWS), Arthur van Dijk (commissaris van de koning Noord-Holland) en Monique Vogelzang (DG Ministerie van Justitie en Veiligheid) en – begin van het nieuwe jaar – naar het gesprek met een van onze (demissionaire) ministers. De noodzaak het anders te doen is bekend. En er is een duidelijke wil het anders te doen. Ook zij richten zich op de vraag ‘hoe dan?’. En reiken daar interessante ideeën over aan. Maar voordat dit praktijk is, is er iets nodig. Informele ontmoeting als je door het artikel heen goed leest. Onderzoekende ontmoeting als je het mij vraagt.

Onderzoekende ontmoeting in de Haagse dynamiek

Zo’n twintig jaar geleden – ik was 28 – startte ik mijn loopbaan als leidinggevende binnen het ministerie van OCW. Vier jaar lang leidde ik diverse afdelingen in de Haagse politieke-bestuurlijke dynamiek met uiterst gevoelige dossiers, waaronder veiligheid en zorg in het voortgezet – en later ook – primair onderwijs. Als deelnemer aan het eerste Young Management Programma, leerde ik al snel dat de structuur en verwachtingen van ‘formeel overleg’ tussen ambtenaren onderling en met bewindspersonen zo vast geklonken in structuur en formaliteit zat, dat ‘onbevangen kijken naar wat nodig is’ in deze setting zelden mogelijk is. Ik begon al snel te zoeken naar andere wegen om tot gedragen besluiten met veel verschillende belanghebbers te komen.

Ik baande mijn weg door de formele structuur. Was verwonderd door de weerstand die ik verwachtte, maar nergens echt kreeg. Misschien kwam dat doordat ik als kandidaat van dat programma twee jaar ‘formeel’ het vertrouwen en de ruimte had gekregen te ‘oefenen met ‘management-on-the-job’. Maar ik geloof achteraf gezien eerder dat het de inspiratie was, die ‘de open ontmoetingen’ bij alle deelnemers veroorzaakte. En niet te vergeten: wat het opleverde in termen van beleid.

De kunst van ‘door andere ogen kijken’

Samen met mensen met wie ik werkte, organiseerden we bij complexe vraagstukken ‘een tocht door de praktijk’ voor en met mensen die daar zicht op moesten houden. Om ons begrip te vergroten voor waar mensen in de praktijk tegen aan liepen in ‘het stelsel’ ofwel ‘het beleid’ dat we we aan het ontwikkelen waren. Het was eigenlijk een voortdurend verbinden van die praktijkverhalen aan de beleidsvoorbereidingen. En als ik er ergens niet door kwam met een relevant verhaal, zocht ik naar andere routes dan ‘het beleidsstuk in de overvolle tas van de Stas (afkorting staatssecretaris)’ en de formele halve uurtjes op de gesloten ministers verdieping.

Zo heb ik menig ‘liftgesprek’ gevoerd en informele loopjes ‘naar de auto’s met chauffeur’ gemaakt. Ook nam ik mensen voor ‘een verruiming van blik’ mee langs de kunstcollectie, waar mijn collega en ik de voorstellen en begeleiding voor deden. Dan liet ik gasten en collegae via ‘de neanderthaler’ van Marijke van Warmerdam en de stoffen explosie van Fransje Killaars ‘via de kunst opnieuw kijken’ naar een complex vraagstuk waar we voor stonden.

Eigenlijk bewoog ik voortdurend op de rand van formeel en informeel. Tegen de tijd dat ik menig mooie missie later het departement verruilde voor een eindverantwoordelijk plek in de praktijk, denk ik dat 50 procent van mijn agenda bestond uit ‘informele ontmoeting’, 45 procent uit formele ontmoeting en 5 procent uit het bewaken van deze balans. Want in een systeem waarin iets niet gewoon is, moet je heel bewust keer op keer zelf doen wat je vindt dat belangrijk is voor de verandering die je beoogt.

‘In een systeem waarin iets niet gewoon is, moet je heel bewust keer op keer zelf doen wat je vindt dat belangrijk is voor de verandering die je beoogt.’

Houd besluitvorming zo lang mogelijk buiten de deur

Inmiddels is ‘die informele ontmoeting van toen’ een belangrijke bouwsteen in mijn filosofie van onderzoekend leven en leiderschap geworden; Curiosophy. En bouwen we met een groeiend netwerk – The Curiosophy Collective – aan nieuw, collectief perspectief op grote vragen van deze tijd. Door onderzoekende ontmoeting. In iedere onderzoekende ontmoetingen, creëren we ruimte waarin:

we functies tijdelijk even naast ons neerleggen, maar de ervaring van de mens achter de ambtenaar of bewindspersoon of ‘burger’ ten volle meenemen
een ieder wordt uitgenodigd zijn eigen perspectief te delen op de vraag. Inclusief het eigen belang. Daar is helemaal niks mis mee. Iedereen heeft belang. Zodra dat transparant is, kun je ermee gaan werken.
we het streven naar resultaat loslaten. Ook besluitvorming moet buiten de deur nog even wachten. Beiden belemmeren ons in het open onderzoek. Dus stellen we even uit. Tot na deze ontmoeting. En de volgende. En misschien nog een.

Wat er dan voor (gedragen) besluiten worden genomen, is het levend onderzoek meer dan waard. Kijk maar even mee voor een impressie van dit soort processen en ontmoetingen.

Er is ander soort reuring nodig

Ik denk dat Mark Frequin aan een deel van het antwoord op zijn boeiende vraag naar ‘hoe open te blijven in dit klimaat van wantrouwen’ zelf een belangrijke bijdrage levert. Formeel en informeel. Hij is namelijk – naast procesbegeleider – ook gastheer van Café Reuring, waar topambtenaren in een informele setting thematische debatten voeren, afgewisseld met muziek van de huisband The Wizards of AZ, zo laat het artikel zien.

Zodra het debat een professioneel geleide dialoog wordt en de muzikale ervaring bijdraagt aan ‘het raken van de de gemoederen’ voor het onderzoek naar het thema in kwestie, zijn we dichtbij wat nieuwe leiders mijns inziens te doen hebben: het faciliteren van onderzoekende ontmoeting. Over complexe vraagstukken die ieders belang raken. Met een grote diversiteit aan mensen. En dan je durven laten bijstaan als je niet precies weet hoe.

Leiders van de toekomst zijn onderzoekende leiders. Maar dat wist die oude leider met witte baard natuurlijk al.

Ben je benieuwd naar het artikel, waar in dit blog naar verwezen wordt? Lees het hier